Kit de survie et organisation du télétravail en PME et ETI.
Ou comment pouvoir assurer un plan de continuité d’activité, en télétravail, lorsqu’on est une entreprise de moins de 500 personnes.
En interne : il faut déjà disposer d’une plate-forme de communication.
Tout le monde ne dispose pas forcément d’un site extranet ou intranet, (donc un site internet avec des mots de passe pour se connecter après une authentification).
Voire, pour certains intranets, avec des adresses IP spécifiques qui permettent ou non la connexion (souvent en double sécurité, avant ou après des mots de passe ou un processus d’authentification)
Vous pouvez vous fabriquer, à moindre coût, un intranet avec une fonction très utile de FACEBOOK : le groupe fermé.
C’est différent du groupe privé puisque, sans connaître son nom ou son existence, on ne peut même pas y accéder.
Un groupe privé est référencé dans FACEBOOK et on doit demander d’en faire partie. Un groupe fermé n’est pas référençable dans FACEBOOK. On ne le voit pas si on n’en fait pas partie.
On dispose de toutes les fonctions d’un intranet de qualité dans un groupe privé puisque l’on dispose de toutes les fonctionnalités de facebook : publication, videos, images, liker, partager, commenter, messagerie privée messenger, …
Un outil de partage de fichiers
Le partage de fichiers : google drive est une excellente alternative gratuite, pour stocker des informations, les partager et travailler ensemble sur un même document.
Sans les contraintes de « blocage » des documents des réseaux locaux.
Accessible avec un simple compte gratuit GOOGLE
Le NAS
Le serveur de fichiers, accessible par un simple navigateur. A faible coût, puisqu’il faut compter environ 1500 € HT (installation comprise) pour en disposer.
La visio-conférence dans le cadre de l’organisation du télétravail
De plus en plus utile car on aime voir les têtes des gens avec qui on travaille, surtout en cette période de confinement.
Zoom, formidable outil gratuit. L’équivalent des grands outils de visio-conférence
Skype : outil qui a fait ses preuves et qui est encore aujourd’hui très utilisé.
Microsoft Teams : plutôt pour les grands comptes.
Outils de téléconférence
Il existe plein d’outils gratuits disponibles en ligne pour organiser des conférences téléphoniques.
Et même, a minima, avec un iphone et sa fonction native « conférence », le gros + sur votre écran !
Dans tous les cas, quel que soit l’outil à utiliser, il est important de l’avoir installé, testé et recetté avec l’ensemble du personnel.
Car il sera trop tard pour faire les derniers réglages quand les collaborateurs seront partis.
Les outils de communication externe :
Le standard téléphonique, que l’on peut déporter, pour pouvoir décrocher à distance.
Mais le plus important reste toujours un site web, pour communiquer des informations à jour.
En plus, bien sûr, les newsletters, les emails, les blogs, l’extranet.
Des outils plus complets comme HUBSPOT, qui permettent de tout intégrer dans une seule solution : CRM, web, newsletters, envoi d’emails, marketing automation, etc.
Nous sommes agence partenaire et certifiée HUBSPOT et nous l’utilisons pour nos propres besoins.
Mais surtout, avant de penser technique et outil, pensez au télétravail en terme d’organisation. Proposez-le en interne.
Voyez comment les collaborateurs pourraient l’intégrer dans leur relation au quotidien avec votre entreprise.
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