Cher client,
Nous avons été interrogés par nos plus gros clients sur notre capacité à assurer la continuité de services en cas d’obligation de confinement de l’ensemble de notre personnel pendant plusieurs jours.
Nous avons donc décidé de communiquer à tous nos clients l’ensemble de nos moyens consacrés à notre plan de continuité d’activité (PCA)
Tout cette organisation autour de ce PCA a été élaboré depuis de nombreux mois (risques sanitaires, inondation, incendie) et rendu possible grâce à notre organisation en télétravail depuis plusieurs années, proposé à tout le personnel pouvant s’astreindre d’une présence continue à l’agence.
Les résultats de nos premiers tests sont positifs : nous sommes capables de fonctionner, avec le même niveau de services, sans aucune présence au siège de l’entreprise.
Voici ce qui a été mis en place :
- Tableau récapitulatif de toutes les ressources, par personne, à leur domicile : valider le fait que tout le monde dispose des moyens nécessaires pour assurer sa mission.
- En cas de manque, suite à ce recensement, l’entreprise équipe la personne de l’outil manquant (ordinateur portable, clé 4g, etc …).
- L’aspect lieu de travail a également été pris en compte : chaque personne dispose d’un coin pour travailler en cas de confinement
- Mise dans le cloud de toutes les données, structurées en fonction des services : un simple accès avec navigateur et un dispositif de sécurité permettent d’accéder à 100% des données, pour l’ensemble du personnel. Système NAS avec redondance extérieure en sous-traitance hors de LYON et PARIS. Tout le personnel dispose d’un code d’accès.
- Données comptables, commerciales, techniques, … 100% des données accessibles dans le cloud
- Pour la production digitale : toute la partie hébergement est aujourd’hui effectuée en cloud, y compris nos développements
- Mise en place de Zoom sur nos navigateurs, solution simple pour les visio-conférences, internes mais également clients.
- Mise en place d’un serveur Google Drive pour partager les données moins stratégiques.
- Développement d’un Intranet permettant de stocker toutes les heures passées sur chaque projet client, projet par projet, tâche par tâche
- Répétitions hebdomadaires grâce au télétravail dont bénéficient ceux qui en ont fait la demande
- Accords-cadres passés avec des partenaires pour maintenir tous ces outils en condition opérationnelle
Les résultats de nos différents tests nous confortent dans l’idée que, même en cas de confinement éventuel ordonné par les autorités nous contraignant à fermer tout ou partie de notre agence, nous serions dans la capacité de maintenir l’essentiel de notre production, digitale, médias ou contenus, en condition opérationnelle.
Le pire n’est jamais certain.
Mais s’y préparer doit l’être.